Si le coffre-fort numérique séduit les particuliers, il se révèle d’autant plus utile pour les entreprises. De quoi s’agit-il, comment faire pour le mettre en place et peut-on obtenir de l’aide pour cela : nous répondons à toutes ces questions.
Coffre-fort numérique : de quoi parle-t-on ?
Le coffre-fort numérique ou électronique est un espace dématérialisé dans lequel une entreprise peut déposer ses différents documents et ce, de manière sécurisée.
La diffusion des documents professionnels est simplifiée en possédant un tel outil digital, mais ce n’est bien entendu pas seulement ce que l’on peut attendre de lui.
Un vrai coffre-fort numérique est là pour garantir l’intégrité et la traçabilité de n’importe quel document et ce, pour répondre aux normes de la loi sur la transition numérique.
Mis à disposition de tous les salariés, avec la possibilité cependant de restreindre l’accès à certains documents sensibles ; il est possible d’y déposer les fiches de paie, les contrats de travail, les factures, les documents comptables etc…
Pour simplifier, le coffre-fort numérique pourrait être vu comme une salle d’archives où l’on peut néanmoins retrouver n’importe quel document et information ; ce qui n’est pas toujours vrai pour la pièce physique où l’on entrepose ses archives papier.
Bien entendu, il ne s’agit pas seulement de commencer à mettre les documents que l’on émet ou que l’on reçoit dans cet espace dématérialisé.
Il faudrait normalement que tous ceux de l’entreprise, depuis sa création, s’ils ont encore une valeur probatoire, y soient déposés ; ce qui suppose de les numériser. Comment faire si cela représente plusieurs milliers de documents ; ce qui est généralement le cas ?
Les étapes à respecter avant l’archivage numérique ?
Si l’archivage numérique est amené à devenir la norme, il s’agit de passer par une phase de transition qui n’a rien d’évident pour les entreprises. Débordées par l’administratif, cette injonction gouvernementale ajoute davantage de stress, même si un entrepreneur comprend les avantages pour sa structure.
Il est tout à fait possible de demander de l’aide à une société d’archivage qui pourra trouver l’outil parfait et répondant à la réglementation très stricte dans ce domaine (décret 2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique et décret 2018-853 relatifs aux conditions de récupération des documents et données stockées sur un service de coffre-fort numérique, mais aussi norme française AFNOR).
Pour cela, elles vont d’abord faire un état des lieux des archives papier. En fonction de ce qu’elles vont trouver, différents services sont proposés, comme le dépoussiérage des archives, le tri et le récolement, la suppression des documents dont la durée de valeur probatoire est passée ou encore le choix d’un plan de classement.
Quand tout cela est fait, le même plan de classement peut être mis en place dans le coffre-fort numérique après avoir choisi ce dernier et ses fonctionnalités en fonction des besoins exprimés.
Au-delà de l’image plus innovante et moderne que l’entreprise va renvoyer, elle va rapidement se rendre compte que le coffre-fort numérique offre un vrai gain de temps en termes de recherche, de productivité, des économies, puisque l’on s’abstient d’imprimer, d’envoyer des courriers postaux, sans compter l’aspect durable.
Alors que les entreprises sont tenues de réduire leur impact environnemental et qu’on leur demande de mettre en place une stratégie RSE, communiquer sur le fait que les documents professionnels se trouvent dans un espace de stockage dématérialisé ne peut que répondre à ce type d’injonction.
D’autant que cela plaira généralement aux salariés ; pour beaucoup écologistes ; attirera de nouveaux collaborateurs et peut renforcer la confiance accordée à l’entreprise par les clients.